Publicerad augusti 10, 2012 | av BDSM Community Sthlm

Tio steg till tillställningar i topp

Steg 1: en första besiktning av lokalen äger rum minst en månad före festen.
Steg 2: styrelsen utser en festansvarig som tar fram ett koncept för tillställningen.
Steg 3: konceptet omsätts i praktisk planering av hur lokalen ska användas.
Steg 4: all inredning antecknas. Det kan handla om hundratals objekt.
Steg 5: arbetsplanering handlar mycket om rätt tid, rätt plats och rätt utrustning.
Steg 6: kommunikation sker kontinuerligt, men är särskilt intensiv under sista veckan.
Steg 7: runt 10 personer arbetar 5-10 timmar med att inreda lokalen den aktuella festdagen.
Steg 8: samma arbete görs igen, fast i omvänd ordning, när lokalen återställs.
Steg 9: skoningslös utvärdering.
Steg 10: "First we take Manhattan, then we take Berlin."

Vad ligger bakom BDSM Community Sthlms tillställningar som BDSM Doomsday Night och Stockholm SHAME 2012? Följ med bakom kulisserna och se hur våra arrangemang, för flera hundra personer, planeras och genomförs.

Minst en månad före tillställningen är tänkt att äga rum gör vi en första besiktning av lokalen. Vilka faciliteter finns och hur kan vi kompensera för sådant som inte finns? Är lokalen tillgänglighetsanpassad? Ingår ljud- och ljusanläggning? Finns det tillräckligt med utrymme för att transportera redskap och annan utrustning till och från lokalen? Finns det kök och bar, alternativt en annan lösning? Många praktiska frågor måste redas ut redan här, men en förutsättning för att gå vidare är förstås att vi känner att lokalen förmedlar ”rätt” känsla.
Om lokalen motsvarar våra krav, och vi bestämmer oss för att ingå avtal, så utser styrelsen en festansvarig. Festansvarig ansvarar för alla konceptuella och praktiska frågor som har med den aktuella tillställningen att göra. Det första den som är festansvarig gör är att ta fram en idé – ett koncept – för tillställningen. Det kan vara ett tema, eller en annan form av inriktning. Festansvarig föredrar konceptet för styrelsen och tilldelas resurser.
Konceptet omsätts i praktisk planering av hur lokalen ska användas. Hur ska ytorna disponeras mellan utlevnad kontra utrymmen för socialisering? Ska olika delar av lokalen ha olika ljud- och ljussättning, och ser de tekniska förutsättningarna ut för det? Hur stora delar av lokalen måste avdelas för garderob, förvaring och annat? I det här steget görs ofta en andra besiktning av lokalen för att undersöka detaljer. Det kan handla om att säkerställa att den där kroken i taket verkligen håller för tung belastning, eller att det faktiskt sitter ett eluttag längst ned till höger i det lilla rummet bakom garderoben.
När vi har bestämt hur ytorna ska användas övergår planeringen till inredning; redskap och rekvisita av olika slag. Festansvarig upprättar en förteckning över vilken typ av inredning som ska finnas i lokalens olika delar, var inredningen är belägen och hur den ska transporteras till lokalen. För stora tillställningar kan det handla om hundratals olika objekt, som finns på flera olika platser.
Den exakta logistiken regleras i ett arbetsplaneringsdokument, som festansvarig upprättar. I detta dokument finns all information om vem som jobbar var, hur och när. Det handlar om allt från roddare, entré- och garderobspersonal, vakter, barpersonal, dungeon monitors och fotografer. Senast en vecka innan tillställningen äger rum ska all arbetsplanering vara klar, och i princip görs inga ändringar den sista veckan. Vi gillar god framförhållning.
Sista veckan handlar mycket om kommunikation. Kommunikation externt gentemot besökare och allmänhet, och internt gentemot alla som på något sätt är involverade i genomförandet av tillställningen. Det kan handla om 20-40 personer, som var och en har olika roller och uppgifter, och där allt måste klaffa ned på minuten. Externt har vi våra olika kommunikationskanaler, där den här webbplatsen är viktigast men till exempel också Facebook når en stor publik.
Att förbereda och inreda en lokal inför en tillställning för 200-300 personer tar 5-10 timmar för 10 personer. Under den tiden transporteras all inredning (redskap och rekvisita) från ett antal olika platser i Stockholmsområdet i lastbil, bil, på tunnelbana och undantagsvis i taxi.
Även när tillställningen har genomförts återstår en hel del arbete. I första hand gäller att återställa lokalen i ursprungligt skick, och transportera tillbaka all inredning till sina respektive platser. Ofta tar detta flera dagar i anspråk, och kräver “mellanlagring” i väntan på tillträde till olika platser.
När vi har genomfört en tillställning av något slag gör vi alltid en utvärdering. Utvärderingen består av delarna måluppfyllelse, erfarenhetsåterföring, extern återkoppling samt fortsatt arbete. Bra kan alltid bli bättre.
Sista steget handlar om att genomföra de åtgärder som utvärderingen visar på. Det kan handla om relativt enkla saker som går snabbt att genomföra (som att ersätta utlägg), men också mer komplexa eller principiella frågor som kan ta längre tid att klara ut.

Så går det alltså till, lite förenklat, när BDSM Community Sthlm arrangerar tillställningar. Vill du också vara med att skapa skapa Sveriges bästa BDSM-fester? Du ska vara arbetsvillig, pålitlig och kreativ. Hör av dig till oss. Du behöver inte ens vara medlem.

Om författaren

BDSM Community Sthlm är en ideell, demokratisk, icke-vinstdrivande förening för umgänge och utlevnad inom BDSM och kringliggande dominanssexualiteter. Vi välkomnar alla som delar dessa intressen att bli medlemmar! Läs mer om BDSM Community Sthlm eller ansök om medlemskap.